Cualquier estrategia comunicativa que se lleve adelante en una institución científica – y en cualquier otra, de manera general- estará bien planificada desde su origen si se realiza un correcto diagnóstico de las necesidades que poseen los actores que forman parte de la organización, tanto en materia de comunicación interna como aquella que se proyecta a nivel social.
En el caso particular de las instituciones científicas, es importante tener presente que, además, se pone en juego la correcta difusión de los conocimientos producidos por los integrantes de líneas y proyectos de investigación, que se efectúa tanto hacia destinatarios del mundo académico como de un contexto más general.
Actualmente se concibe la divulgación científica como una actividad necesaria, que no puede postergar “para más adelante”, ya que a través del intercambio informativo el conocimiento de los hallazgos científicos puede permitir la mejora de la calidad de vida de una población, puede influir en decisiones políticas y comunitarias; en los casos de las instituciones públicas representa la devolución que se hace a los contribuyentes de un país, que aportan al desarrollo científico y tecnológico a través de sus impuestos. Y, por último, una efectiva difusión puede contribuir para posicionar a los investigadores en sus respectivos campos del saber.
Entonces, ¿qué pasos se debe seguir para comenzar a planificar la comunicación en una institución científica? A continuación, presentamos una serie de aspectos que pueden servir de lineamiento para entidades que presentan tanto una planta de personal reducida como amplia, y que orientan sus actividades a diversas disciplinas científicas.
PRIMERA ETAPA – LA COMUNICACIÓN QUE YA SE ENCUENTRA EN DESARROLLO
En una primera instancia, se debe hacer un correcto relevo de los recursos con los que ya cuenta la institución para desarrollar sus actividades de difusión científica y tecnológica. De esta forma, se pueden vislumbrar las herramientas existentes y ya consolidadas y las funciones que ejecutan distintos integrantes de la institución con tal fin.
a). Tener el claro la misión y las principales actividades institucionales
Antes de comenzar cualquier diagnóstico de la comunicación institucional, el equipo responsable del mismo debe tener en claro la misión de la misma y las principales actividades que se realizan. En el caso de entidades científicas y tecnológicas, se debe solicitar información al área de Recursos Humanos o afines, que permitan conocer el organigrama completo y las funciones de cada laboratorio, línea o proyecto de investigación. De esta forma, se podrá conocer las potencialidades de comunicación existentes y si todas las áreas se ven representadas en la información ya circulante.
b). Relevo completo de estrategias comunicativas utilizadas hasta la fecha
¿La institución realiza periódicamente el envío de un newsletter informando a distintos destinatarios de sus principales actividades? ¿Posee un sitio web? ¿Mantiene un sistema de suscripción de novedades? ¿Existen estrategias de comunicación audiovisual? ¿La institución extiende su presencia a través de redes sociales? Se debe elaborar un informe pormenorizado de la forma en que son implementados cada uno de estos recursos, quiénes son sus responsables y cómo se pone en marcha el circuito informativo para recopilar, producir y divulgar a través de distintos canales esta información, identificando los destinatarios puntuales.
Se deben tener en cuenta también todas las actividades que se lleven adelante institucionalmente, que presenten una vinculación con la comunidad. ¿Hay una participación en la Semana de la Ciencia y la Tecnología? ¿Se realizan visitas guiadas? ¿Los investigadores realizan conferencias o participan de programas que se emiten en medios de comunicación? ¿Se entregan donaciones o se organizan concursos? En cada caso, se deben hacer un registro del objetivo de estas acciones, el personal involucrado, los principales temas tratados y cómo se evalúan dichas actividades.
Por último, es recomendable también evaluar las actividades propias de la comunicación interna en la entidad. ¿Qué tipo de eventos construyen la identidad institucional? ¿Qué vinculo existe entre las diversas dependencias o departamentos? ¿Qué proyectos interdisciplinarios tienen lugar? Todo debe ser tenido en cuenta para conocer fortalezas y debilidades institucionales que pueden ser determinantes para una correcta comunicación institucional.
c). Entrevistas con responsables de las decisiones institucionales y por áreas
Un informe sobre la situación comunicativa institucional no estaría completo sin conocer la mirada que poseen sobre el tema todos aquellos que tienen decisión sobre las actividades de la entidad, tanto directivos generales como de distintas dependencias. Se debe saber que muchas de las actividades que se planifiquen podrán ser puestas en marcha en la medida en que se logre el acompañamiento de estas personas, por lo cual ante todo, se debe saber cómo perciben las posibilidades de la comunicación científica y tecnológica. Estos encuentros no deben efectuarse a través de cuestionarios, sino que es recomendable plantear entrevistas personales, que posibiliten una conversación cara a cara en la que se aborden diversos temas.
d). Efectuar un clipping de prensa
Esta acción implica hacer un seguimiento de las menciones que ha tenido la institución en distintos medios de comunicación (locales, regionales y/o nacionales dependiendo del alcance de sus actividades) por lo menos con un año de anterioridad. Esto permite conocer qué imagen institucional se proyecta en los medios masivos, cuáles son los hechos más reconocidos, las personas más nombradas y el sentido dado a la información. También permite conocer los comentarios que realiza un público general acerca de las noticias publicadas.
SEGUNDA ETAPA – LA COMUNICACIÓN QUE SE BUSCA ALCANZAR
e). Realización de encuestas a todo el personal de la institución
Se debe organizar un relevo que involucre a la mayoría del personal que forma parte de la entidad, en el que se les pida que evalúen objetivamente cómo perciben la comunicación interna y externa. Este paso es clave para conocer qué temas tienen para ellos mayor o menor presencia, qué se espera de la comunicación y de sus responsables, en qué áreas o actividades debe fortalecerse la comunicación, qué imagen social tiene para ellos la institución.
En un próximo artículo de Atria Consultora desarrollaremos cómo debe llevarse adelante un relevo de estas características, qué tipo de preguntas formular y cómo trabajar en su presentación.
f). Entrevistas con miembros del personal de la institución
Una vez analizadas las encuestas del paso anterior, es importante seleccionar una serie de informantes clave que integran el personal, que no son parte del cuerpo directivo pero que se involucran activamente en las acciones de divulgación científica y tecnológica. Con esta instancia, se busca complementar la información obtenida en las encuestas, en particular conocer las fortalezas y las oportunidades que existen para la comunicación interna y externa. Esto puede realizarse en forma individual o a través de grupos focales. En forma segura, este tipo de dinámica permitirá conocer el tipo de comunicación esperada y distintas ideas de los miembros de la institución para que se pueda llevar adelante.
g). Realización de encuestas a actores de apoyo institucionales
No se debe dejar de lado la posibilidad de realizar una consulta con instituciones que trabajan en forma habitual con la entidad, que se encuentran asociadas en proyectos o representan la demanda de transferencia tecnológica. Esto permitirá ampliar la mirada hacia las necesidades de la comunicación interinstitucional.
h) Encuestas a un público general
En la medida en que sea posible, se debe sondear la percepción social que existe sobre una institución científica y tecnológica. Este paso es más complejo, porque se debería contar con un público definido que siga a la institución a través de algún canal informativo. Por ejemplo, se puede hacer una encuesta a los suscriptores de noticias por mail o aprovechar la participación de la institución en algún evento, o llevar adelante este relevo si se admiten visitas guiadas. No es recomendable ejecutar una encuesta a través de redes sociales, ya que se restaría credibilidad por no estar las preguntas orientadas a un público específico.
Con estos pasos, se accede a una mirada completa de la comunicación institucional, las modalidades de difusión y canales preferenciales, se caracterizan públicos destinatarios ya establecidos y se define a quiénes se quiere llegar y a través de qué estrategias. En definitiva, se puede visualizar lo recorrido hasta el momento, lo que se debe mejorar y lo nuevo por crear.